یک جدول ارزیابی رزومه ها درست کنید
جدول ارزیابی ابزاری است که شاخص های اصلی استخراج شده از شرح شغل را برجسته می سازد و به شما امکان مقایسه متقاضیان براساس آن شاخص ها را فراهم می آورد. جدول شما می بایست شامل مقولاتی مانند معلومات و دست آوردها، تجربه شغلی، آموزش رسمی و مدرک تحصیلی، مهارهای تخصصی و مجوز ها و گواهی نامه ها و تجربیات داوطلبانه و علایق باشد. نمونه ای ناقص از یک جدول ارزیابی رزومه ها را مشاهده می فرمایید.
ارزیابی گروهی
به صورت تیمی کارکنید و وقتی که رزومه ها جمع آوری شد، آن ها را در پاکت هایی قبل از جلسه اول به تیم برسانید. محدوده زمانی روشن و دقیقی تعیین کنید تا در آن زمان رزومه ها را بررسی کرده باشند. از هریک از اعضا بخواهید که به تنهایی رزومه ها را بررسی و آن ها را در سه گروه “بله یا ۱” ، “شاید یا ۲” و “خیر یا ۳” براساس هریک از شاخص های جدول ارزیابی و طبقه بندی کنند. بین سه تا پنج ویژگی اصلی ای را که قبلا برای متقاضی ایده آل تعریف نموده اید، به اعضای گروه یادآوری کنید (در قالب مکتوب همراه با محدوده زمانی) و از آن ها بخواهید هنگام ارزیابی رزومه ها آن ها در نظر داشته باشند.
جلسه ارزیابی
تیم را با پرسش های کلیدی زیر برای ارزیابی رزومه ها آماده کنید و از آن ها بخواهید در طی جلسه آن ها را در ذهن داشته باشند:
- سوابق تجربی و تحصیلی متقاضی چه ارتباطی با الزامات اولویت دار شرح شغل دارند؟
- فکر می کنید محل کار یا تحصیل قبلی متقاضی چه جور جایی بوده است؟ و چقدر به سازمان ما شبیه است؟ چه تفاوت هایی دارد؟
- چه تعداد از سوابق و دست آوردهای متقاضی بازتابی از نیاز سازمان ما است؟ (بهتر است همان موقع مطالعه و بررسی رزومه ها این موارد را رنگی کنید یا زیر آن ها خط بکشید)
- آیا متقاضی در ایمیلی که فرستاده است یا رزومه ای که فکس کرده است، مطلبی نوشته یا نامه ای همراه آن فرستاده است که نشان دهنده هماهنگی تجربیات او با نیاز سازمان ما باشد؟(اگر چه اغلب متقاضیان چنین کاری نمی کنند)
- اگر تاریخچه ای برای کار متقاضی نوشته شود، آن تاریخچه چه می گوید؟
- پیشرفت مقضای در کارراهه اش برای پیشرفت سریع بوده، ثبات داشته یا کند بوده است؟ کدام یک از این سه حالت بیشتر معرف حداکثر اطمینان برای تناسب متقاضی با کار و سازمان ما است؟
- آیا متقاضی موقعیت های شغلی متعددی تجربه کرده است که بیشتر نشان دهنده پریدن از شاخه ای به شاخه ای دیگر باشد یا حرکت در قالب یک کارراهه منسجم پیشرفت شغلی است؟
- آیا متقاضی علامت هشدار دهنده ای در سوابق دارد؟ مثلا فاصله دوساله بین استخدام ها و ترک شغل یا داشتن چند مسئولیت و سمت شغلی در آن واحد یا سمت شغلی ای که کمتر از دوسال در آن ها مانده باشد. (ممکن است این مسایل خدشه ای به تصمیم گیری ما برای دعوت به مصاحبه وارد نکند ولی ارزش بررسی دارد)
- انتخاب های شغلی متقاضی چه چیزی در خصوص ریسک پذیری او به ما می گوید؟ آیا این اندازه ریسک پذیری برای سازمان ما مناسب است یا خیر؟
- چه تصویری از فردی دارید که رزومه را تهیه کرده است؟ (در ساده ترین وجه، چه شکلی است؟ البته ممکن است بعدا شگفت زده شوید)
- آیا تجربیات و فعالیت های داوطلبانه ای می بینید که نشان دهنده تعهد شخصی متقاضی به ماموریت هایی مشابه سازمان ما باشد؟
حالا کمی به عقب بر می گردیم غربالگری اثر بخش در دوگام و خرده ای
گام اول (آمادگی)
- فرآیند بررسی رزومه ها قبل از این که کپی کاغذی یا الکترونیک رزومه ها به دست شما برسد شروع می شود. در مرحله اول از گام اولی که باید برداشت، شرح شغل و/یا سوابق کارکنان قبلی را بررسی می کنیم تا بفهمیم که چه کسی برای ما یا مراجعین سازمان ما مطلوب است و چرا. همچنین تعیین می کنیم که چرا این سمت الان خالی شده است چون ممکن است مجموعه مهارت ها یا ویژگی های شخصیتی نفر بعدی ای را که باید انتخاب کنیم تا در کار موفق باشد تحت تاثیر قرار بدهد.
- لیستی از مهمترین شاخص های کلیدی گزینش همراه با تعریف و اهمیت هریک تهیه می کنیم. این لیست معمولا شامل موارد زیر می شود:ویژگی ها و صفات شخصیتی (فقط مهمترین ها،بعضی فکر می کنند آدم هم مثل گجت ها آپشن دارند)، سوابق و دست آوردهای مرتبط، مهارت های فنی و دانش تخصصی، میزان تجربه مناسب، سطح تحصیلات مطلوب
گام دوم (غربال گری)
- به سرعت (حدود ۲۰ تا ۴۰ ثانیه) هریک از رزومه ها را از نظر می گذرانیم تا ببینیم هر متقاضی در مقایسه با دیگران چه تاثیر کلی ای بر ما می گذارد. تصویر ارایه شده چه چیزی درباره فرد به ما می گوید، حتی اگر چیز زیادی برای دیدن نباشد مثلا چقدر به جزییات توجه کرده است ویا حرکت او در مسیر کارراهه چگونه بوده است.
- در این مرحله اول از گام دوم، دنبال چیزهای مشهود و سهل الوصول مثل مدرک تحصیلی، دوره های آموزشی و تجربیات کارآموزی می گردیم.
- بعد، جملات را می خوانیم تا ببینیم چقدر حرفه ای نوشته شده اند و همچنین آیا فرد سوابق و زمینه تجربی لازم برای کار با ما را داراست. مخصوصا این که آیا کپی ای از مدل های معمول رزومه نویسی را برداشته است و پر کرده است یا خلاقیتی به خرج داده و اطلاعات بیشتری به ما داده است. آخرین بازنگری آن کی بوده و چه بوده است. آیا کپی ای از رزومه ای است که احتمالا برای جاهای مختلف فرستاده است یا برای ما وقت گذاشته و آن را دست کاری کرده است. این مطالب چیزهای زیادی درباره شخص متقاضی به ما می گوید.
- بعد، دنبال کلمات کلیدی یا شماره گذاری های موجود در صفحات می رویم. دنبال تجربیات دقیقا مرتبطی می گردیم که آن ها را برای کار ما شایسته نشان می دهد.
- در نهایت: دوره های کار آموزی یا فعالیت های داوطلبانه و انسانی فرد را بررسی می کنیم. این مسایل مهمترین ها در تنظیم توافق نهایی هستند.
- همه این کارها باید کمتر از یک دقیقه طول بکشد. (نگران نباشید با کسب تجربه و دیدن آدم های مختلف بهتر می شوید)
سخن آخر این که در غربال گری رزومه ها دنبال چه چیزهایی بگردیم؟
- سازماندهی و ظاهر حرفه ای
- تجربیات مرتبط
- تصویری از این که چگونه فردی است
- مهارت های فنی ویژه
- مهارت های نوشتاری خوب
- گاهی وقت ها به قول خارجی ها ” کمتر یعنی بیشتر”، موجز نویسی و دقیق نویسی یک حسن است
- شروع کنندگی: بسیاری از کارهای پیش پا افتاده فعلی روزگاری غیر ممکن بوده اند تا این که کسی برای انجام آن ها پیش قدم شده است.
- شاخص های عددی: چند نفر، چندکار، چندسال، چه تعداد طرح، چند ساعت و …..
- چیزهایی که کمک می کند تا فرد را به خاطر بسپارید
- تاریخ ها: به راحتی خوانده می شوند به راحتی درک می شوند
